Peramalan SDM Itu Bukan Menebak-nebak, tetapi Membaca Data

Oleh:  Nadzua Putri Sahila (231010502314)
Mahasiswa Manajemen Universitas Pamulang

JurnalPost.com - Berapa banyak karyawan yang akan dibutuhkan sebuah perusahaan pada tahun depan? Kompetensi seperti apa yang harus mereka miliki? Dua pertanyaan tersebut mungkin terlihat sederhana, tetapi jawabannya dapat menentukan apakah sebuah perusahaan mampu menjalankan strategi bisnisnya dengan baik atau justru menghadapi kekurangan tenaga kerja.

Jika kebutuhan tenaga kerja hanya ditentukan berdasarkan perkiraan atau firasat, perusahaan sebenarnya sedang mengambil risiko. Sayangnya, persoalan sumber daya manusia (SDM) masih sering baru mendapat perhatian ketika kebutuhan tenaga kerja sudah mendesak. Padahal, kebutuhan tersebut seharusnya dapat dipersiapkan jauh sebelumnya melalui peramalan SDM.

Dalam materi Perencanaan Sumber Daya Manusia yang saya pelajari, perencanaan SDM dijelaskan sebagai suatu proses peramalan yang dilakukan secara sistematis. Proses ini menghubungkan kebutuhan tenaga kerja dengan rencana strategis perusahaan sehingga organisasi memiliki jumlah pekerja yang cukup, berkualitas, dan memiliki kompetensi sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan yang baik memberikan sejumlah manfaat. Perusahaan dapat mempertahankan keunggulan kompetitif, mengurangi tingkat pergantian karyawan, serta memastikan orang yang tepat tersedia pada waktu dan tempat yang dibutuhkan.

Dengan demikian, perencanaan SDM tidak hanya berkaitan dengan aktivitas perekrutan. Di dalamnya terdapat proses membaca kebutuhan organisasi sebelum kebutuhan tersebut benar-benar muncul.

Peramalan Bukan Sekadar Perkiraan

Istilah "peramalan" terkadang membuat orang menganggap proses ini sama dengan menebak apa yang akan terjadi pada masa depan. Padahal, peramalan SDM memiliki dasar yang jauh lebih sistematis.

Peramalan merupakan upaya untuk memperkirakan bagaimana kondisi masa depan akan memengaruhi kegiatan organisasi, perilaku manusia, serta hasil yang ingin dicapai. Dalam konteks SDM, peramalan digunakan untuk menjawab setidaknya tiga pertanyaan penting: tenaga kerja seperti apa yang dibutuhkan, keterampilan apa yang harus dimiliki, dan berapa banyak karyawan yang diperlukan.

Jawaban atas pertanyaan tersebut kemudian menjadi dasar penyusunan perencanaan tenaga kerja jangka pendek, menengah, maupun panjang.

Tidak mengherankan apabila memproyeksikan permintaan tenaga kerja menjadi salah satu aspek paling penting sekaligus paling menantang dalam pengelolaan SDM. Perusahaan harus membuat keputusan hari ini untuk memenuhi kebutuhan yang mungkin baru terjadi beberapa bulan atau beberapa tahun kemudian.

Karena itu, peramalan SDM tidak dapat dilakukan berdasarkan intuisi semata. Prosesnya membutuhkan informasi, proyeksi, analisis, serta data yang dapat dipertanggungjawabkan.

Menurut saya, di sinilah terdapat perbedaan besar antara menebak dan meramalkan. Menebak dapat dilakukan tanpa dasar yang kuat, sedangkan peramalan berusaha menghasilkan prediksi melalui fakta yang tersedia.

Namun, ada satu hal yang tidak boleh dilupakan: kualitas ramalan sangat bergantung pada kualitas data yang digunakan. Prediksi yang dibuat dari informasi yang tidak lengkap atau tidak akurat tentu akan menghasilkan keputusan yang kurang tepat.

Membaca Faktor dari Dalam dan Luar Perusahaan

Dalam melakukan peramalan tenaga kerja, perusahaan tidak cukup hanya melihat kondisi internal. Lingkungan di luar organisasi juga dapat mengubah kebutuhan SDM secara signifikan.

Dari lingkungan eksternal, perusahaan perlu memperhatikan kondisi ekonomi, sosial, politik, hukum, perkembangan teknologi, hingga pergerakan pesaing.

Perubahan teknologi, misalnya, dapat menyebabkan suatu keterampilan yang sebelumnya tidak terlalu dibutuhkan menjadi sangat penting. Kemampuan menggunakan teknologi digital maupun penguasaan bahasa asing, khususnya bahasa Inggris, dapat menjadi pertimbangan ketika perusahaan mengembangkan tenaga kerjanya.

Sementara itu, dari sisi internal, perusahaan perlu melihat rencana operasi, strategi bisnis, struktur organisasi, desain pekerjaan, serta berbagai dinamika kepegawaian.

Perubahan jumlah tenaga kerja dapat terjadi karena pensiun, promosi, mutasi, pemutusan hubungan kerja, kematian, maupun tingkat ketidakhadiran karyawan. Semua faktor tersebut dapat memengaruhi ketersediaan SDM pada masa depan.

Perusahaan yang hanya melihat kondisi internal berisiko terlambat merespons perubahan lingkungan. Sebaliknya, perusahaan yang terlalu fokus melihat kondisi eksternal juga dapat mengabaikan perubahan yang sedang terjadi di dalam organisasinya sendiri.

Padahal, sebaik apa pun strategi bisnis disusun, pelaksanaannya tetap membutuhkan SDM dengan jumlah dan kompetensi yang sesuai.

Jangan Lupakan Tenaga Kerja yang Sudah Ada

Sebelum mencari tenaga kerja dari luar perusahaan, organisasi seharusnya terlebih dahulu memahami persediaan SDM yang sudah dimiliki.

Menurut saya, hal ini sering terlewat. Ketika muncul kebutuhan baru, perusahaan terkadang langsung membuka perekrutan tanpa terlebih dahulu memeriksa apakah sebenarnya terdapat karyawan internal yang dapat dikembangkan atau dipindahkan untuk mengisi posisi tersebut.

Pemetaan tenaga kerja dapat dilakukan dengan melihat jumlah pekerja pada setiap kelompok pekerjaan, persentase karyawan yang memiliki keterampilan tertentu, serta kemungkinan perubahan tenaga kerja karena promosi, mutasi, pensiun, atau pemutusan hubungan kerja.

Salah satu alat yang dapat digunakan adalah matriks transisi. Matriks tersebut membantu perusahaan melihat perpindahan karyawan dari satu kelompok jabatan ke kelompok lain serta mengetahui dari mana tenaga kerja pada suatu posisi berasal.

Melalui informasi tersebut, perusahaan dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang kekuatan dan kekurangan tenaga kerja internal sebelum memutuskan melakukan perekrutan dari luar.

Tidak Cukup Menghitung Jumlah Karyawan

Peramalan SDM juga tidak boleh berhenti pada pertanyaan mengenai jumlah tenaga kerja.

Perusahaan mungkin mempunyai jumlah karyawan yang secara angka terlihat mencukupi. Namun, apabila keterampilan mereka tidak sesuai dengan kebutuhan pekerjaan, perusahaan tetap akan menghadapi masalah.

Di sinilah analisis pekerjaan memegang peranan penting.

Deskripsi pekerjaan dapat membantu organisasi memperkirakan jumlah SDM yang dibutuhkan. Sementara itu, uraian mengenai tugas, wewenang, dan tanggung jawab suatu pekerjaan dapat digunakan untuk menentukan kompetensi, kemampuan, pendidikan, serta pengalaman yang harus dimiliki seseorang untuk menjalankan pekerjaan tersebut.

Artinya, perencanaan SDM harus memperhatikan dua aspek sekaligus: kuantitas dan kualitas.

Memiliki seratus pekerja tidak akan banyak berarti apabila sebagian besar tidak mempunyai kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, tenaga kerja yang sangat kompeten juga tidak akan cukup apabila jumlahnya terlalu sedikit untuk menjalankan seluruh aktivitas organisasi.

Lima Langkah Melakukan Peramalan SDM

Materi perencanaan SDM menjelaskan beberapa tahapan yang dapat digunakan perusahaan ketika melakukan peramalan tenaga kerja.

Tahap pertama adalah menetapkan tujuan peramalan. Tujuan tersebut harus selaras dengan tujuan perusahaan. Kesalahan dalam menentukan tujuan sejak awal dapat membuat hasil ramalan menjadi kurang relevan dengan kebutuhan organisasi.

Tahap kedua adalah mengumpulkan, menganalisis, dan menilai data yang diperlukan. Data menjadi dasar utama dalam proses peramalan sehingga kualitas informasi yang digunakan perlu diperhatikan.

Tahap ketiga adalah memilih beberapa teknik peramalan yang dinilai paling sesuai. Perusahaan dapat membandingkan dua atau tiga metode dengan data bisnis sebelumnya untuk mengetahui metode mana yang menghasilkan prediksi paling mendekati kondisi sebenarnya.

Tahap keempat adalah membuat peramalan menggunakan metode yang telah dipilih.

Tahap kelima adalah mencatat kondisi aktual yang benar-benar terjadi. Hasil aktual tersebut kemudian dibandingkan dengan ramalan sebelumnya untuk mengetahui tingkat akurasinya.

Proses ini penting karena peramalan bukan kegiatan yang dilakukan satu kali lalu selesai. Hasilnya harus terus dievaluasi agar perusahaan dapat memperbaiki metode perencanaan SDM pada periode berikutnya.

Metode Juga Harus Beradaptasi

Teknik peramalan yang berhasil digunakan beberapa tahun sebelumnya belum tentu memberikan hasil yang sama baiknya pada masa mendatang.

Lingkungan bisnis terus berubah. Teknologi berkembang, kebutuhan konsumen bergeser, struktur pekerjaan berubah, dan strategi organisasi juga dapat mengalami penyesuaian.

Karena itu, metode peramalan harus bersifat fleksibel.

Perusahaan perlu bersedia memperbarui teknik yang digunakan ketika karakteristik data maupun kondisi organisasi berubah. Tidak ada metode yang selalu tepat untuk seluruh situasi.

Selain itu, keterbukaan manajemen terhadap data juga sangat menentukan. Analisis tenaga kerja hanya dapat dilakukan dengan baik apabila pihak yang bertanggung jawab memperoleh informasi yang cukup mengenai kondisi perusahaan.

Jika data penting justru tidak tersedia atau tertutup, peramalan pada akhirnya akan kembali menjadi sekadar perkiraan.

Menyiapkan Masa Depan dengan Data

Pada akhirnya, peramalan SDM bukan sekadar kegiatan menghitung berapa banyak orang yang harus direkrut.

Peramalan adalah bagian dari upaya perusahaan memastikan bahwa orang dengan kemampuan yang tepat tersedia ketika organisasi membutuhkannya.

Perusahaan yang rajin mengumpulkan data, memetakan tenaga kerja, mengamati perubahan lingkungan, dan mengevaluasi hasil prediksinya memiliki dasar yang lebih kuat dalam mengambil keputusan mengenai SDM.

Masa depan memang tidak dapat diketahui secara pasti. Namun, perusahaan tetap dapat mempersiapkan diri dengan membaca berbagai informasi yang tersedia hari ini.

Karena itu, sebelum bertanya, "Siapa yang akan kita rekrut?", perusahaan seharusnya terlebih dahulu menjawab dua pertanyaan yang lebih mendasar: berapa banyak tenaga kerja yang akan dibutuhkan dan kompetensi seperti apa yang harus mereka miliki?

Peramalan SDM bukan usaha menebak-nebak masa depan. Peramalan adalah usaha membaca data hari ini agar perusahaan lebih siap menghadapi kebutuhan tenaga kerja esok hari.

Daftar Pustaka

Danang. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: CAPS (Center for Academic Publishing Service).

Dessler, Gary. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.

Flippo, Edwin B. Personnel Management. McGraw-Hill Book Company.

Hasibuan, Malayu. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Nawawi, Hadari. 2010. Perencanaan SDM. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Pratama, A. 2022. Manajemen Sumber Daya Manusia (Untuk Pemerintahan dari Teori ke Praktik). Penerbit Widina.